아웃룩에서 보낸 메일을 취소하고 싶을 때, 회수하는 방법을 알아본다. 일부 대기업같이 회사에서 자체적으로 사내 메일망 시스템을 쓰는 경우라면 발신취소 버튼이 탑재되어 있을텐데, 그렇지 않을경우 아웃룩을 쓴다면 다소 불편하다.
일단 아웃룩으로 발송한 메일을 취소하고 싶다면 다음 조건들을 충족하는 경우에만 가능하다.
아웃룩 메일 회수 가능조건
1) 보낸 사람과 받는 사람이 모두 microsoft 365 사용자일 것. 둘 다 아웃룩 프로그램이나 앱을 사용하는 경우에만 가능하다. 또 웹상에서 아웃룩을 접속하면 회수하는 기능이 없다.
2) IMAP 또는 POP 계정이라면 회수 기능이 작동하지 않는다. 일부 블로그 글들을 찾아보니 네이버에 보낸거 회수되는지 실험하고 그러는데 쓸데없는 짓이다. 마이크로소프트 공식 홈페이지의 도움말에 이미 안된다고 씌여있다.
개인 이메일 계정을 아웃룩에 넣어서 편지함으로 쓰는 경우는 회수 기능을 사용할 수 없고, 아웃룩 계정이나 MS오피스 구입을 통해 할당받은 조직 계정 이메일 주소로만 가능하다.
3) 상대방이 아직 메일을 읽지 않았어야 한다.
회수 또는 수정 방법
그러면 실제로 아웃룩에서 발송한 메일을 회수하는 방법에 대해 알아본다. 실제로 테스트를 해보니 잘 되지도 않고 가급적이면 이 기능을 믿지 않는게 좋겠는 생각이 들었다.
🔺 자 일단 A 계정에서 B 계정으로 메일을 보내본다. 둘 다 아웃룩 자체 계정으로 생성하였고 메일함 확인을 위해 윈도우11 아웃룩 프로그램 내에 등록을 해놓았다.
🔺 아웃룩 메일 회수방법은 보낸 편지함에서 발송한 메일을 더블클릭 > 새창으로 열리면 메뉴바 더보기 > 동작 > 메시지 회수로 들어간다.
🔺 또는 파일 > 정보 > 다시 보내기 또는 회수 > 메시지 회수를 눌러도 된다. (단축키 Alt + F > I > R > T)
🔺 받는 사람들 중 일부가 이미 이 메세지를 읽었을 수도 있습니다 라고 나오는데, 정확히 몇 명이 읽었다고 표시해주는 것은 아니다. 읽은 경우에는 회수해서 발신을 취소하는게 안될수도 있다는 안내 문구일 뿐이다.
여기서 읽지 않았으면 메시지를 삭제 선택하고 각 메시지 회수 상태 확인을 체크한다. 확인 버튼을 누르면 끝이다.
🔺 그러면 보낸 편지에 이렇게 언제 메시지를 회수 시도했다는 안내 문구가 추가된다. 그런데 기다려도 회수에 성공했다거나 완료되었다는 내용으로 바뀌지가 않고 계속 이 상태이다.
🔺 메일을 받은 계정의 편지함을 들어가보니 회수하려고 보냈던 메시지가 사라지지 않고 그대로 있다. 더욱 큰 문제는 누가 무슨 제목의 메시지를 회수하려고 합니다 라는 안내 메일이 발송된 것이다!!
아니 오타나 틀린 부분이 있으니까 취소하고 다시 보내려는 건데, 이런 멘트를 보내면 어떡해 ㅋㅋㅋ 자칫 이 문구까지 상대방이 보게 된다면 더욱 안하니만 못한 결과를 초래할 수 있다.
참고로 회수 방식 선택할 때 삭제가 아니라 새 메시지로 바꿈도 해보았는다. 이 역시 기존에 보내놓은 메일의 내용이 받은 사람이 보기전에 바뀌는 것이 아니라, 회수 한다는 메일 하나 발송되고 수정한 메일이 추가로 또 하나 발송되었다. 회수 상태 확인을 체크 해제했는데도 발송이 된 것이다. 좀 심각한 문제가 있다 기능적으로.
가이드에 나온대로 해당 조건들을 만족시키는 상태에서 메일을 보내고 발신을 취소하는 테스트를 해보았는데 제대로 동작하지 않는 듯 하다. MS 측에서 기능을 보완해주기 전까지는 가급적이면 이거 믿고 업무를 한다던지 하면 안되겠다. 가장 좋은 건 보내기 전에 다시 한 번 확인하는 습관을 들여서 꼼꼼하고 정확한 일처리를 하는 것이다.
