간혹 워드문서를 만져야 하는 경우가 있는데 워드는 익숙지 않다보니 몇 가지 불편한 기능을 접하게 되어서 해제하는 방법을 찾아보았습니다. 변경내용추적과 맞춤법검사 입니다.
변경내용추적
이건 워드를 잘 안쓰는 제겐 상당히 생소한 기능이었는데요. 워드 문서내에 편집한 이력을 그대로 보존해주는 신기한 기능입니다.
🔺 이렇게 워드 문서에 내용을 입력한 뒤,
🔺 메뉴 > 검토 > 변경내용추적을 체크하면 기능이 시작됩니다. (단축키 Ctrl + Shift + E) 그 이후에 편집하는 부분은 문서상에 그대로 저장되는 것이지요. 마치 포토샵에서 이미지 편집을 하는데 history 기능으로 편집한 내용을 저장하고 되돌릴 수 있는 것과도 같습니다.
🔺 변경내용추적 옆에 보시면 메모 및 변경이라고 씌여진 버튼이 있는데요. 눌러보시면 변경내용 추적 기능을 어떻게 보여지게 할 지 설정할 수 있습니다.
🔺 메모 및 변경 내용 간단히 : 이렇게 내용은 가장 최신 버전으로 보여지면서 왼쪽에 빨간색 막대가 나타납니다. 수정한 이후의 최신 내용을 보여주지만 여기에 수정한 이력이 있다고 표시를 해주는 방법입니다.
🔺 메모 및 변경 내용 모두 : 왼쪽의 막대가 회색으로 바뀌면서 내용에 수정한 부분을 같이 표시합니다. 수정한 부분은 위와 같이 빨간색 글씨에 취소선으로 표시됩니다.
🔺 메모 및 변경 내용 없음 : 가장 최신의 수정본만 표시하며 왼쪽에 막대기도 나타내지 않습니다. 다만 주의하실 점은 변경내용 추적을 제거한 것이 아닙니다. 그냥 화면에 보이지만 않게 해놓은 것이며, 문서상에는 변경 이력이 모두 저장되어 있는 상태입니다.
즉, 이 상태에서는 메뉴를 다시 선택하면 변경내용을 나오게 할 수 있습니다.
🔺 원본 : 수정하기 전, 변경내용추적을 하기전의 최초 원본상태로 표시합니다.
이 변경내용추적 기능을 대체 왜 쓰는 걸까요? 괜히 거추장스럽기만 하고 화면만 지저분해 보이는데요. 아주 중요한 문서를 여러명이서 버전을 바꿔가며 수정하는 경우, 이전 내용에 대한 기록을 보관하는데 유용하기 때문입니다.
저같은 경우 계약서를 작성하는데, 수정을 하고 다시 관련된 부서의 담당자들이 검토를 하고 피드백을 받아 수정하는 식의 작업을 여러차례 하였습니다. 이 경우 무엇을 고쳤는지 내용을 남겨놓는 것이 좋겠죠?
또는 공지사항이나 업무규칙같이 모든 사람에게 통지하는 중요한 문서의 경우에도 이런 변경내용을 보관해놓으면 좋을 것입니다.
그런데 이렇게 작업을 다 마치고 최종 계약서를 상대 회사에 보낼 때에는, 변경이력을 지우고 보내야겠죠? 우리가 어디를 계속 고쳤고 민감하게 생각하는지의 정보가 일일이 포함된 문서를 보낼 필요는 없으니까요.
🔺 지우는 방법은 메뉴 > 검토 > 적용을 누르시고 ‘변경 내용을 모두 적용하고 추적 중지’를 선택하시면 됩니다. 그러면 현재까지 수정한 최신 버전이 원본으로 덮어 씌워지며 동시에 추가적인 변경내용추적 기능도 사용을 해제합니다.
이렇게 하지않고 위에서 메모 및 변경내용 표시방법만 고르신 후 파일을 저장하면, 다시 불러왔을 때 변경내용이 취소선 붙어서 그대로 남아있게 됩니다.
없애길 원하신다면 꼭 이렇게 변경내용 적용 및 추적중지를 해주신 뒤 파일 저장을 하시길 바랍니다.
